Vous avez sans doute déjà entendu parler de l’obligation, pour chaque Société, de rédiger une documentation de Piste d’Audit Fiable et de fournir cette documentation en cas de contrôle fiscal.
Cette obligation pèse sur les entreprises depuis 2013 et vise à détailler, à l’achat et à la vente, les procédures mises en place afin de s’assurer de l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises ou reçues.
Elle est quasi systématiquement demandée par les Inspecteurs pendant les contrôles fiscaux, au même titre que le FEC ou la documentation de prix de transfert.
Il est donc important de préparer une telle documentation afin de répondre à ses obligations fiscales.
Depuis 2013, le mode d’émission des factures a été libéralisé. Les entreprises ont la possibilité d’émettre des factures sur tout type de format (papier ou électronique).
Pour encadrer cette libéralisation des modes d’émission des factures, des procédures de contrôle doivent être mises en place afin qu’une piste d’audit fiable soit assurée tout au long du flux de facturation.
Ne sont pas concernées par la Piste d’Audit Fiable les transactions qui font l’objet de factures émises à l’aide de signatures électroniques avancées RGS (Référentiel Général de Sécurité) d’un cachet serveur conforme à la législation ou d’une solution EDI (Echange de Données Informatisées).
L’administration fiscale précise notamment que la Piste d’Audit Fiable doit permettre :
- De reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine (par exemple, le bon de commande) jusqu'au document facture c'est-à-dire de reconstituer le processus documenté (bons de commande, bons de livraisons, extraits de compte...) d'une opération et de relier les différents documents de ce processus - De garantir que la facture émise ou reçue reflète l'opération qui a eu lieu, en permettant d'établir un lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde ;
- De justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.
Afin de remplir ses obligations fiscales et rédiger une Piste d’Audit Fiable conforme, il est nécessaire de déterminer quelles sont les attentes de l’Administration fiscale.
L’administration fiscale française a fourni peu de détails concernant la forme que doit prendre la Piste d’Audit Fiable.
Elle a toutefois précisé qu’il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens de contrôle qu’il doit mettre en place pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises ou reçues.
En pratique, la piste d’audit fiable doit répondre aux exigences suivantes :
L’administration précise que ces contrôles doivent être documentés c'est-à-dire être décrits, présentés et expliqués par l'entreprise. L'objectif de la documentation est de montrer que les contrôles mis en place par l'entreprise sont efficaces et réels, et de permettre à l'administration de les appréhender facilement lors d'un contrôle.
Le ou les documents doivent expliciter les acteurs des contrôles ainsi que leurs tâches respectives (qui contrôle les documents et données, à quel moment et selon quelles modalités ?).
Il est recommandé de préparer un document écrit qui pourra être facilement transmis à l’Administration fiscale en cas de contrôle. Toutefois, l’administration fiscale accepte qu’une description orale des procédures puisse être suffisante pour les TPE.
L’Administration fiscale précise que plus la taille de l’entreprise est importante, plus ses procédures sont complexes, automatisées et informatisées, plus le contrôle interne est efficace, plus les attentes de l'administration fiscale seront élevées.
Il convient de prendre la mesure des obligations qui s'imposent à son entreprise afin de satisfaire les demandes de l’administration fiscale en cas de contrôle. Une documentation lacunaire pourrait être sanctionnée si l’administration considère qu’elle n’est pas adaptée à la taille de l’entreprise.
Il convient de prouver l'existence des contrôles qui sont mis sen place au niveau de la société. Cela passe notamment par une présentation exhaustive du rôle de chaque personne chargée des contrôles.
A cet égard, il est recommandé de conserver des preuves de ces contrôles ou des tests afin de les présenter à l’administration en cas de contrôle. En effet, l’administration souhaite s’assurer que les contrôles mis en place dans l’entreprise permettent d’établir un lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération facturée et notamment de reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine (e.g. le bon de commande) jusqu’au document facture.
Si votre société n’est pas en mesure de présenter une Piste d’Audit Fiable en cas de contrôle, les sanctions peuvent être particulièrement lourdes.
Concernant les flux d’achat, l’Administration fiscale pourrait remettre en cause la déductibilité de la TVA d’amont.
Concernant les flux de vente, l’administration peut imposer une pénalité de 50% du montant facturé (avec un plafond de 375.000 euros par an) ou de 5% de l’opération lorsque celle-ci a correctement été comptabilisée (avec un plafond de 37.500 euros par an).
Il est donc recommandé de se doter d’une telle documentation en amont de toute demande de l’administration fiscale pour limiter tout risque de redressement en cas de contrôle.
Il n’est pas nécessaire de se faire accompagner pour préparer sa documentation de Piste d’Audit Fiable. Chaque société est libre de collecter les procédures écrites en sa possession afin de les présenter en cas de contrôle fiscal. Il s’agit d’un minimum.
En pratique, il est utile de rédiger une documentation ad hoc qui présente chaque étape du flux de facturation depuis la création du besoin jusqu’à l’archivage des documents.
Il est recommandé de se faire accompagner par un professionnel pour rédiger sa documentation. Cela vous permettra notamment de gagner un temps précieux dans la collecte et la sélection des documents pertinents mais surtout de rédiger votre Piste d’Audit Fiable conformément aux attentes de l’administration fiscale.
Les Avocats de Cyplom Avocats ont eu l’occasion de rédiger des pistes d’audit fiable pour des sociétés françaises et internationales, de toutes tailles et parfois dans des situations d’urgence, notamment lors de contrôles fiscaux. Ils seront à même d’identifier vos besoins pour répondre au mieux aux exigences de l’administration fiscale.
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Avocat associé
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