Documentation fiscale

Piste d’audit fiable (PAF)

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En cas de contrôle fiscal, chaque entreprise doit être en mesure de présenter une

documentation piste d'audit fiable.

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La PAF, qui présente les procédures de contrôles internes relatives à l’achat et la vente de produits et services, doit être indiscutable.

Nos avocats fiscalistes, spécialistes de la TVA, sont des alliés précieux pour vérifier la conformité de la Piste d’Audit Fiable et vous permettre d’éviter sanctions, pénalités et rejet des factures et du droit à déduction de la TVA.

Il vous accompagne à chaque étape de la rédaction de ce document essentiel.

L’occasion également de faire le point sur les procédures mises en place au sein de la Société afin de s’assurer que les règles TVA sont parfaitement respectée.

Qui est concerné par la Piste d’Audit Fiable ?

L’obligation de documenter une piste d’audit fiable n’est pas réservée aux seules grandes entreprises, loin de là.

La PAF est indispensable pour toute société réalisant des opérations soumises à la TVA.

Cela concerne les entreprises commerciales, les entreprises individuelles, les associations et organismes à but non lucratif, les organismes financiers mais aussi les administrations publiques.

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Les obligations légales de la Piste d’Audit Fiable

Cette documentation PAF doit être infaillible à tous les niveaux, elle est censée couvrir toute la procédure d’achat, et pas seulement les factures avec la TVA.

Un inspecteur doit pouvoir :

  • suivre et reconstituer chronologiquement tout le processus de facturation,
  • s’assurer que la facture émise ou reçue correspond bien à la réalisation de l’échange final prévu de biens ou de services,
  • avoir accès à tous les autres documents et pièces justificatives. Outre les factures, l’entreprise est obligée de garder les devis, bons de commandes et de livraisons, etc.

Quels sont mes salaires ?

Les sanctions en cas d’absence de Piste d’Audit Fiable

A l’achat, la société supporte un risque de remise en cause de son droit à déduction pour les factures qui ne respecteraient pas la réglementation applicable.

Pour la vente, la société s’expose à une amende de 50 % du montant de la transaction, avec un plafond de 375 000 € par exercice. Si la transaction est comptabilisée, le montant de l’amende est réduit à 5 % (plafonné à 37 500 par exercice).

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Notre accompagnement

Profitez de l’expertise d’avocats ayant participé à la rédaction de plusieurs dizaines de piste d’audit fiable.

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Collecte de l’information

Nous collectons les documents déjà en possession de l’entreprise afin de débuter nos travaux puis nous organisons des ateliers thématique afin de comprendre au plus près les procédures mises en places au sein de l’entreprise.

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Rédaction

Sur la base des informations collectées, nous rédigeons la PAF en présentant point par point les contrôles réalisés et en quoi ces contrôles permettent à la Société de se conformer à la réglementation applicable.

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Enrichissement des procédures

A l’issue de nos travaux, l’objectif est que votre piste d’audit fiable soit irréprochable. Nous formulons ainsi des recommandations afin de vous permettre de renforcer vos procédures.

Confier la rédaction de sa piste d’audit fiable à un avocat fiscaliste, c’est s’assurer d’avoir une documentation irréprochable.

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Piste d’audit fiable (PAF) : avec nos avocats fiscalistes, devenez  irréprochable

En cas de contrôle fiscal, chaque entreprise doit être en mesure de présenter une Piste d’Audit Fiable. Cette documentation, présentant les procédures de contrôles internes relatives à l’achat et la vente de produits et services, doit être indiscutable. Nos avocats fiscalistes, spécialistes de la TVA, sont des alliés précieux pour vérifier la conformité de la Piste d’Audit Fiable et vous permettre d’éviter sanctions, pénalités et rejet des factures et du droit à déduction de la TVA.

Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ou PAF ?

En 2013, les entreprises ont la possibilité d’émettre des factures de tout type de format : papier ou électronique. Pour compenser, l’administration fiscale doit pouvoir analyser, lors d’un contrôle fiscal, le traçage entre toute facture émise (ou reçue) et la livraison des biens ou la prestation de services. Notamment pour vérifier le respect de la réglementation en matière de TVA.

Nommé PAF ou Piste d’Audit Fiable, cet ensemble de documents et d’informations doit retracer de manière exhaustive et minutieuse les transactions financières liées à l’achat et à la vente pour une entreprise ou divers autres organismes (voir plus bas).

La Piste d’Audit Fiable est une démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle.

Non seulement un suivi précis doit donc être effectué par des contrôles internes, documentés et permanents mais les données et documents (lisibles) doivent être conservés au moins 6 ans.

À noter

Ne sont pas concernées par la Piste d’Audit Fiable les transactions qui font l’objet de factures émises à l’aide de signatures électroniques avancées RGS (Référentiel Général de Sécurité) d’un cachet serveur conforme à la législation ou d’une solution EDI (Echange de Données Informatisées).

Courrier, fax, mails, échanges dans un cloud (PDF), etc., eux, doivent être intégrés au PAF en totalité.

Au niveau pratique

À l’heure actuelle, une Piste d’audit fiable prend de plus en plus souvent la forme d’une documentation ou d’un corpus documentaire qui vient répertorier les uns après les autres les contrôles qui sont réalisés par chaque collaborateur de la Société aussi bien à l’achat qu’à la vente.

Au niveau des contrôles

La PAF doit être disponible et à jour à tous moments. En majorité, elle est demandée lors de la première réunion de contrôle fiscal sur la TVA pour déceler d’éventuelles fraudes sur sa déductibilité.

Qui est concerné par la Piste d’Audit Fiable ?

L’obligation de documenter une piste d’audit fiable n’est pas réservée aux seules grandes entreprises, loin de là.

La PAF est indispensable pour toute société réalisant des opérations soumises à la TVA.  

Entreprises commerciales

Toutes les entreprises qui proposent des biens et/ou des services ou en achètent, multinationales, PME ou TPE artisanales, sont tenues de disposer d’une piste d'audit fiable pour assurer la fiabilité de leur flux de facturation et le respect de leurs obligations fiscales.

Entreprises individuelles

Les entreprises individuelles, telles que les auto-entrepreneurs, les artisans, les commerçants et les professions libérales, doivent également respecter les obligations légales en matière de piste d'audit fiable pour leur comptabilité et leur déclaration de TVA.

Associations et organismes à but non lucratif

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, les associations qui exercent des activités commerciales ou lucratives sont également soumises aux obligations de comptabilité, et doivent donc mettre en place une piste d'audit fiable pour ces activités.

Organismes financiers

Banques, compagnies d'assurance, sociétés de gestion de patrimoine et autres organismes financiers sont également concernés et sont obligés de prévoir des contrôles et une documentation retraçant leurs opérations même si elles sont exonérées de TVA au titre de leurs opérations à la vente.

Administrations Publiques

Certaines administrations publiques et collectivités territoriales peuvent être soumises à des obligations de comptabilité et de TVA pour certaines de leurs activités lucratives ou commerciales ; elles aussi doivent respecter les exigences en matière de piste d'audit fiable.

Les obligations légales en lien avec la documentation de la Piste d’Audit Fiable

Cette documentation PAF doit être infaillible à tous les niveaux, elle est censée couvrir toute la procédure d’achat, et pas seulement les factures avec la TVA.

L’éventuel contrôleur doit pouvoir :

• suivre et reconstituer chronologiquement tout le processus de facturation,

• s’assurer que la facture émise ou reçue correspond bien à la réalisation de l’échange final prévu de biens ou de services,

• avoir accès à tous les autres documents et pièces justificatives. Outre les factures, l’entreprise est obligée de garder les devis, bons de commandes et de livraisons, etc.

Les entreprises doivent donc :  

• avant tout respecter les obligations légales et réglementaires lors de l’émission des factures (mentions obligatoires, numéro de TVA y compris intracommunautaire, nom de l’émetteur, numéro SIRET, etc.),

• garder précieusement TOUS les documents liés à chaque facturation de façon intégrale (annexes, etc.) et lisible, dans l’ordre chronologique : devis, bons de commandes, validation, réception de l’acompte, production, bons de livraison, retours de marchandises, facturation, paiement, etc.  

• procéder selon ses moyens à des vérifications et des contrôles internes pour éviter des doublons ou les pertes, vérifier la bonne conformité aux législations et réglementations en vigueur, s’assurer qu’il n’y a aucune erreur (tarifs, remises, bon taux de TVA, etc.)

L’installation du contrôle sur les processus comptables internes est donc indispensable et peut jouer en votre faveur lors d’un contrôle fiscal.

Les sanctions en cas d’absence de Piste d’Audit Fiable

Le nombre des contrôles fiscaux, notamment sur la gestion de la collecte et de la déduction de la TVA, augmente d’année en année. La TVA fait partie des revenus les plus importants pour l’État français.

Or, il suffit d’une simple erreur lors d’un contrôle pour que l’Administration fiscale impose des sanctions qui mettront à mal la trésorerie et le fonctionnement même de l’entreprise ou de l’organisme fautif.

Problèmes sur des mentions sur factures

L’entreprise devra payer une amende fiscale de 15 €, non pas sur la ou les factures en cause mais bien pour chaque erreur, omission ou inexactitude. Le montant final du redressement ne peut toutefois pas dépasser 25 % du montant de la facture.

Problèmes sur les factures reçues (achats)

La sanction est lourde : l’Administration fiscale va remettre en cause la possibilité de déduire la TVA correspondante pour l’entreprise.

Pour les factures émises (ventes)

Si lors du contrôle fiscal, le vérificateur décèle des échanges de biens ou de services non-facturés, l’organisme doit payer une amende de 50 % du montant de la transaction, avec un plafond de 375 000 € par année d’exercice. Si la facturation est émise, le tarif de l’amende est réduit à 5 % (plafonné à 37 500 par exercice).

Les mêmes exonérations sont prévues que dans le cas des factures émises qui ne respectent pas les mentions obligatoires.

Manque des documents originaux

Les copies de factures de vente ou d’achat ne sont pas recevables dans la documentation d’une Piste Audit Fiable. En cas d’original non disponible, les risques indiqués ci-dessus sont applicables.

Au-delà de la mise en conformité : la PAF comme levier de croissance

La Piste d’Audit Fiable est souvent perçue comme une tâche ingrate. Beaucoup d’entreprises font l’impasse sur sa documentation, par faute de moyens, de temps, de connaissance de la réglementation, d’outils faciles à prendre en main, etc.

Avec l’aide de notre cabinet d’avocats fiscalistes spécialisé dans la TVA, vous verrez que l’installation d’une Piste d’Audit Fiable efficace est plus qu’une obligation réglementaire.

Conformité légale et gestion optimisée des processus internes

En premier lieu, bien évidemment, la conformité légale et fiscale vous évite tous soucis ou amendes lors d’un contrôle fiscal. De même, lors d’un contrôle, la présentation d’une PAF rigoureuse facilite les échanges avec l’Administration fiscale. Et prouve votre professionnalisme.

En outre, l’analyse de tous les paramètres internes, des processus de cheminement et des documents par nos experts révèle dans la majorité des cas des ajustements possibles. Et fournit un plan d’amélioration des process internes.

Créer des procédures plus rapides, automatisées, sécurisées et plus efficaces est le cœur de notre métier : notre cabinet d’avocats fiscalistes s’est construit autour du développement d’outils et de systèmes informatiques visant à faciliter tous les aspects de la gestion de la TVA.

Nous pourrons vous proposer des solutions sécurisées d’automatisation de la facturation, des contrôles, de l’archivage, etc. non seulement efficaces mais personnalisables et surtout faciles à prendre en main.

À terme, non seulement vous aurez l’esprit tranquille si un contrôle est déclenché mais vous gagnerez aussi du temps et de l’argent sur la gestion des factures et de la TVA.

Gestion des risques et optimisation

Nos audits font aussi souvent remonter des « zones de risques » : des procédures faibles, peu sécurisées, des contrôles inexistants ou pas optimisés, des non-conformités... Bref, autant de risques pour votre entreprise, non seulement lors d’un contrôle mais aussi pour le chiffre d’affaires.

Notre intervention ne se limite pas, vous l’aurez compris, à une simple vérification des procédures PAF. En analysant la conformité avec les obligations, nous allons déceler des opportunités, notamment au niveau de la TVA : récupération de droit, régimes spéciaux, etc.

Un audit de la PAF personnalisé

Notre cabinet est de niche : nous avons préféré nous concentrer sur la TVA que proposer une offre plus généraliste. Et cela pour plusieurs raisons :

• Assurer un suivi hyper-personnalisé et des solutions sur mesure : nous ne suivons pas de procédures toutes faites, nous nous adaptons à vos besoins, votre singularité, vos objectifs, etc. De même, nos facturations ne suivent pas un barème pré-établi comme dans certains cabinets d’avocats généralistes. Notre proposition commerciale sera transparente, au forfait et en relation avec notre intervention.  

• Proposer une réelle expertise autour des enjeux et des réglementations de la TVA : non seulement nos expériences, notamment en termes de mise en place de la Piste d’Audit Fiable, sont nombreuses et variées mais nous maintenons une veille législative de tous les instants pour vous assurer un service haut de gamme.

• Être disponible pour nos clients tout au long du processus : vous ne serez en relation directe qu’avec votre avocat dédié à la documentation de la Piste d’Audit Fiable.