Les entreprises opérant des échanges intracommunautaires doivent adapter leurs processus de validation TVA face aux évolutions récentes du système VIES et aux nouvelles exigences réglementaires européennes. Entre modernisation technologique et renforcement des contrôles, 2025 marque un tournant pour la sécurisation des flux intracommunautaires.
Le système d'échange d'informations sur la TVA (VIES) connaît actuellement des transformations majeures pour s'adapter aux réalités du commerce numérique. Ces évolutions s'inscrivent dans le cadre plus large de la réforme ViDA (VAT in the Digital Age), adoptée définitivement par le Conseil de l'UE le 11 mars 2025 et publiée au Journal officiel le 25 mars 2025.
La Commission européenne intensifie ses efforts pour améliorer la fiabilité et la rapidité des validations VIES, tout en maintenant la responsabilité des États membres dans la gestion de leurs bases de données nationales.
Cette approche décentralisée demeure inchangée : chaque recherche VIES interroge directement la base de données de l'État membre concerné, sans que la Commission n'exerce de contrôle sur l'exactitude des informations.
Les praticiens constatent une augmentation des incidents affectant la disponibilité du système VIES. Ces dysfonctionnements, liés aux mises à jour des bases de données nationales, créent des difficultés opérationnelles pour les entreprises devant valider leurs partenaires commerciaux en temps réel.
Les conséquences pratiques sont multiples :
Dans ce contexte d'instabilité technique, l'administration fiscale renforce ses exigences concernant la conservation des preuves de validation. Il devient essentiel de :
La réforme ViDA introduit des modifications structurelles qui affectent indirectement le système VIES. À partir du 1er juillet 2030, l'obligation de facturation électronique pour les opérations intracommunautaires B2B et B2G s'accompagnera d'un renforcement des contrôles automatisés des numéros TVA.
Cette évolution implique :
L'Union européenne crééra une base centrale permettant aux opérateurs de trouver l'ensemble des transactions réalisées en lien avec leur numéro de TVA.
Le "paquet ViDA" prévoit une harmonisation des régimes nationaux avec les standards européens d'ici janvier 2035 en matière de facturation.
Cette convergence touchera également les modalités de validation VIES, avec pour objectif de réduire les disparités entre États membres concernant :
Il convient de noter que la version actuelle de VIES disparaîtra en 2032.
Face à ces évolutions, les entreprises doivent adapter leurs procédures internes :
1. Automatisation des contrôles Mettre en place des solutions techniques permettant de valider automatiquement les numéros TVA lors de la création de nouveaux clients ou fournisseurs, avec conservation automatique des preuves. Les outils de vat checker permettent de vérifier cela de manière efficace.
2. Procédures de sauvegarde Développer des protocoles alternatifs en cas d'indisponibilité du système VIES, incluant la validation manuelle auprès des administrations fiscales nationales.
3. Audit régulier des bases clients Organiser des campagnes de re-validation trimestrielles des numéros TVA des partenaires réguliers, conformément aux bonnes pratiques recommandées par la Commission européenne.
L'expérience jurisprudentielle récente, notamment l'arrêt de la CAA de Paris du 27 juin 2025 (Sté Abo Wind AG), rappelle l'importance cruciale d'une qualification correcte des opérations et de l'application de la procédure adéquate.
Points de vigilance :
2025-2026 : Phase de transition avec maintien des systèmes actuels parallèlement aux nouvelles obligations de facturation électronique pour les grandes entreprises (septembre 2026).
2030 :
2032 : Fin du système actuel VIES.
Les entreprises ont intérêt à anticiper ces évolutions en :
Pour les structures complexes, la mise en place d'un groupe TVA peut constituer une opportunité d'optimisation de la gestion des opérations et principalement la gestion de la trésorerie.
Les changements en cours du système VIES s'inscrivent dans une démarche globale de modernisation et de sécurisation des échanges intracommunautaires. Si la période de transition peut générer des contraintes opérationnelles, elle offre également l'opportunité aux entreprises de professionnaliser leurs processus de validation TVA.
L'enjeu est double : maintenir la conformité réglementaire tout en optimisant l'efficacité opérationnelle. Les entreprises qui anticipent ces évolutions et investissent dans des solutions robustes de gestion VIES seront mieux positionnées pour tirer parti du marché unique européen.
Il convient également de noter que ces évolutions s'inscrivent dans un contexte plus large d'obligations déclaratives européennes, notamment avec l'entrée en vigueur de DAC 7 qui renforce la transparence fiscale pour les opérateurs en ligne, DAC8 pour les opérateurs spécialisés dans le secteur crypto ou encore le dispositif CESOP.
Les entreprises devront également être vigilantes sur la gestion de leur TVA collectée et l'optimisation de leur crédit de TVA dans ce nouveau contexte réglementaire : les autorités auront accès à la donnée facilement et pourront dorénavant recouper les opérations internationales avec chaque opérateur avant même le contrôle fiscal.
La complexité croissante de ces dispositifs rend plus que jamais nécessaire un accompagnement spécialisé pour sécuriser les opérations intracommunautaires et éviter les écueils procéduraux qui peuvent, comme l'illustre la jurisprudence récente, conduire à la perte de droits substantiels.
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