Déduction de la TVA sur les notes de frais : règles, conditions et points de vigilance

1. Cadre juridique et principe général

En application de l’article 271 du CGI, la TVA ayant grevé des dépenses professionnelles est déductible si :

• Elles sont nécessaires à l’activité de l’entreprise ;
• Elles sont appuyées par une facture régulière répondant aux obligations de l’article 289 du CGI et de l’annexe II (mentions obligatoires, identification des parties, TVA correctement indiquée).

La jurisprudence et la doctrine rappellent que les tickets de caisse, reçus de carte bancaire ou états récapitulatifs établis par les salariés ne constituent pas des factures au sens fiscal. Par conséquent, la TVA portée sur ces documents ne peut pas être déduite.

Exemples concrets

• Un commercial règle un déjeuner client et remet uniquement le ticket de carte bancaire : pas de TVA déductible, faute de facture.
• Un salarié présente une facture d’hôtel mentionnant la TVA et le nom de l’entreprise : TVA déductible, si la dépense est engagée dans l’intérêt de l’activité.
• Une société rembourse des frais kilométriques sur la base d’un barème interne : aucune TVA n’est déductible car il ne s’agit pas d’une dépense grevée de taxe.

À retenir

• La TVA n’est déductible que si les notes de frais sont justifiées par des factures conformes.
• Les justificatifs doivent être établis au nom de l’entreprise et non au nom du salarié.
• Certaines dépenses restent exclues par nature (logement, dépenses de réception non professionnelles).

2. Conditions de fond et de forme

Conditions de fond

• La dépense doit être exposée dans l’intérêt direct et exclusif de l’entreprise.
• Elle doit concerner une activité ouvrant droit à déduction (coefficient de déduction > 0).

Conditions de forme

• Détention d’une facture conforme avec mentions obligatoires (nom, adresse des parties, taux et montant de TVA).
• La facture doit être établie au nom de l’entreprise, même si le salarié avance la dépense.
• Les justificatifs doivent être archivés pour répondre aux contrôles fiscaux.

Facturation électronique et déduction de la TVA sur notes de frais

Avec la réforme de la facturation électronique, de nouvelles règles s’appliquent aux notes de frais :

• Notes de restaurant inférieures à 150 € HT : elles relèvent en principe de la facturation électronique, mais une tolérance administrative permet qu’elles ne comportent pas l’identification du client. Dans ce cas, le restaurateur déclare l’opération en e-reporting B2C. Toutefois, pour pouvoir déduire la TVA, l’entreprise doit demander une facture électronique émise à son nom.
• Notes supérieures à 150 € HT ou sur demande du client assujetti : une facture électronique est obligatoire, mentionnant le numéro de SIREN et l’adresse de facturation électronique de l’entreprise.
• Frais avancés par un salarié : si la dépense est réglée par un collaborateur mais la facture émise au nom de l’entreprise, celle-ci entre dans le périmètre de la facturation électronique et ouvre droit à déduction. Le salarié est alors considéré comme un tiers payeur et l’entreprise doit communiquer une adresse de réception spécifique pour ces factures.

En pratique, les entreprises doivent veiller à paramétrer correctement leurs adresses de réception de factures électroniques (via PA ou portail public) afin de garantir la récupération des justificatifs nécessaires à l’exercice du droit à déduction.

3. Dépenses ouvrant droit à déduction

• Frais de transport (billets de train, d’avion, taxis, VTC) → TVA déductible si facture conforme.
• Frais d’hébergement → TVA déductible uniquement pour les salariés et dirigeants en déplacement professionnel ; exclue pour leurs dépenses personnelles.
• Frais de repas → TVA déductible si le repas est lié à une activité professionnelle (repas d’affaires, mission). Les repas de convenance personnelle ne sont pas déductibles.
• Frais accessoires (téléphone, parking, péages) → TVA déductible si factures conformes.

4. Dépenses exclues du droit à déduction

Certaines dépenses sont exclues par la loi (CGI, art. 206 ann. II) :

• Frais de logement engagés pour les dirigeants ou salariés (sauf cas spécifiques de missions).
• Dépenses somptuaires (chasse, yachts, résidences de plaisance).
• Frais de réception sans caractère professionnel.

5. Jurisprudence et doctrine

• CE, 17 avril 2013, n° 334423 : la TVA sur des notes de restaurant établies au nom des salariés ne peut pas être déduite par l’entreprise, même si elles sont professionnelles.
• TA Nantes, 28 mai 2009 : les états récapitulatifs de frais ou les simples reçus CB ne sont pas assimilables à des factures.
• CJUE, 21 mars 2018, C-533/16, Volkswagen AG : le droit à déduction est un principe fondamental de neutralité de la TVA, mais il est strictement conditionné à la détention d’une facture conforme aux exigences de la directive TVA.

Points de vigilance

• Factures au nom de l’entreprise : condition indispensable pour déduire la TVA.
• Justificatifs incomplets : tickets de caisse ou reçus CB insuffisants.
• Dépenses exclues : logement, réception, dépenses somptuaires.
• Archivage : conserver factures et notes de frais au format papier ou électronique certifié.
• Contrôles : l’administration vérifie la réalité des frais et leur lien avec l’activité.
• Facturation électronique : anticiper les impacts de la réforme pour paramétrer les adresses de réception et éviter la perte de justificatifs.

Conclusion

La déduction de la TVA sur notes de frais est un levier d’optimisation fiscale pour les entreprises, mais elle obéit à des règles strictes : factures régulières, dépenses professionnelles, exclusions prévues par la loi et désormais respect du cadre de la facturation électronique. Toute erreur documentaire peut entraîner un rejet de la déduction et un redressement.

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