Comprendre les obligations comptables en matière de TVA

Tenue d'une comptabilité ou d'un livre spécial

Cas général

Les redevables de la TVA doivent tenir une comptabilité permettant de justifier la nature et le montant de toutes leurs opérations. Cette comptabilité doit permettre de renseigner les déclarations d'opérations en distinguant les livraisons de biens, les prestations de services, les travaux immobiliers, les livraisons à soi-même, les exportations et les autres opérations non imposables.

Tout assujetti ne disposant pas d'une comptabilité apte à déterminer son chiffre d'affaires doit tenir un livre spécial. Ce livre, dont les pages sont numérotées par l'assujetti, doit comporter l'inscription journalière de chaque opération, sans blanc ni rature, en distinguant les opérations taxables de celles qui ne le sont pas. Chaque inscription doit mentionner la date, la description de l'opération et son prix. Le total des opérations est effectué à la fin de chaque mois.

‍

Cas spécifiques de certains revenus

Les loueurs d'immeubles doivent tenir un livre-journal aux pages numérotées. Celui-ci retrace quotidiennement le montant de chaque opération, en précisant le montant hors taxe, la TVA et son taux, ainsi que le nom et l'adresse du client ou du fournisseur. Des pièces justificatives doivent appuyer ces inscriptions.

Les titulaires de revenus non commerciaux soumis à un régime réel de TVA doivent tenir un livre-journal des recettes et des dépenses qui intègre les informations requises pour la TVA. Des aménagements existent concernant l'identité du client pour les professions soumises au secret professionnel. En cas de perception de revenus commerciaux accessoires, les recettes doivent être ventilées par nature.

Pour certaines professions, des obligations spécifiques s'ajoutent :

• Les vétérinaires doivent pouvoir distinguer leurs opérations taxables et non taxables.
• Les médecins propharmaciens doivent ventiler les ventes de médicaments des honoraires médicaux.
• Les commissaires-priseurs doivent adapter leur livre-journal professionnel.
• Les avocats, auteurs et artistes bénéficiant de la franchise en base peuvent tenir une comptabilité simplifiée consistant en un registre des achats.

‍

Mentions obligatoires dans la comptabilité

Principes

La comptabilité ou le livre spécial doit faire apparaître de manière distincte les opérations non soumises à la TVA et celles réalisées en suspension de taxe. Pour chaque acquisition, le montant, la TVA correspondante et les coordonnées du fournisseur doivent être indiqués. De même, pour chaque opération facturée avec TVA, le montant net, la TVA exigible et les coordonnées du client doivent figurer.

Il est possible pour certains redevables d'enregistrer leurs recettes toutes taxes comprises (TTC) et de reconstituer le montant hors taxe (HT) à l'aide de coefficients de conversion.

‍

Dispositions particulières

Les acquisitions à enregistrer concernent tous les biens et services nécessaires à l'entreprise, qu'il s'agisse de charges ou d'immobilisations. Les biens d'investissement sont à comptabiliser pour leur prix diminué de la TVA déductible.

Pour les prestations de travaux immobiliers fournies à des particuliers, une note détaillant l'opération, les parties, le prix et la TVA est obligatoire.

Concernant les opérations au comptant, celles d'un montant unitaire inférieur à 76 € TTC correspondant à des ventes au détail et des services à des particuliers peuvent être inscrites globalement en fin de journée. Cette règle s'apprécie par opération et non par article vendu. L'assujetti doit conserver toutes les pièces justificatives, telles que les bandes de caisse, pour ces enregistrements globaux. Même en cas d'enregistrement global, l'entreprise doit être en mesure de fournir toutes les justifications nécessaires à la fixation des opérations imposables.

‍

Registres relatifs aux opérations du commerce électronique

Obligations pour les utilisateurs des guichets uniques (OSS et IOSS)

Les assujettis qui utilisent les régimes particuliers de guichet unique (« OSS non UE », « OSS UE » et « IOSS ») pour déclarer et payer la TVA sur leurs opérations de commerce électronique sont tenus de maintenir un registre détaillé de ces opérations. Ce registre doit permettre à l'administration de vérifier la correcte application de la TVA.

Ces registres doivent être conservés pendant une durée de dix ans. Ils doivent être mis à disposition de l'administration par voie électronique et sans délai sur simple demande. Un manquement à cette obligation peut entraîner la radiation du régime concerné.

‍

Obligations pour les interfaces électroniques

Un assujetti qui facilite des livraisons de biens ou des prestations de services à une personne non assujettie via une interface électronique doit également tenir un registre de ces opérations.

Si l'interface n'est pas considérée comme un acheteur-revendeur pour les besoins de la TVA, le registre doit contenir des informations identifiant le fournisseur ainsi que les biens ou services.

Si l'interface est réputée avoir personnellement acquis et fourni le bien ou le service, devenant ainsi redevable de la TVA, ses obligations de tenue de registre dépendent de son mode de déclaration. Si elle utilise un des régimes particuliers (OSS ou IOSS), les obligations sont celles applicables à ces régimes. Dans le cas contraire, elle est soumise aux obligations comptables traditionnelles.

‍

Contenu détaillé des registres

Pour les opérations déclarées via les régimes OSS UE et OSS non UE, le registre doit notamment contenir : l'État membre de consommation, le type de prestation ou la description des biens, la date de l'opération, la base d'imposition, le taux de TVA appliqué et le montant de la taxe due, la date et le montant des paiements, les informations de la facture si émise, et les éléments prouvant la localisation du preneur ou le trajet des biens.

Pour les opérations déclarées via le régime IOSS, le registre doit inclure des informations similaires, complétées par le numéro de commande ou d'opération unique et le numéro unique de l'envoi si l'assujetti intervient dans la livraison.

Pour l'assujetti facilitateur qui n'est pas réputé acheteur-revendeur, le registre doit comporter le nom, l'adresse et les identifiants fiscaux et bancaires du fournisseur, ainsi qu'une description des biens ou services, leur valeur, et le lieu et le moment de la livraison ou de la prestation.

‍

Ventilation des opérations par taux d'imposition

Il existe un taux normal de TVA, ainsi que des taux réduits pour certaines opérations désignées et des taux spécifiques applicables à certains biens ou dans certains départements.

Les redevables de la TVA ont l'obligation de justifier le détail de leurs opérations, tant du point de vue de leur nature que du montant des recettes. Par conséquent, les entreprises qui commercialisent des produits soumis à des taux de TVA différents doivent répartir leurs recettes par catégorie d'opérations et par taux d'imposition dans leur comptabilité. Leurs méthodes de vente et de comptabilisation doivent être conçues pour répondre à cette exigence de ventilation.

‍

Description des méthodes de ventilation autorisées

Trois méthodes principales de ventilation sont prévues. Elles exigent toutes une comptabilisation précise des achats.

• Méthode A : Cette méthode consiste à comptabiliser les achats au prix d'achat. Les recettes globales sont ensuite ventilées dans les mêmes proportions que les achats TTC. Elle ne peut être admise que si les marges commerciales des différentes catégories de produits sont très voisines. Une régularisation annuelle est obligatoire pour tenir compte des marges réellement pratiquées et des variations de stocks si elles excèdent 10 points.
• Méthode B : Avec cette méthode, les achats sont comptabilisés en valeur de vente théorique. Cette valeur est obtenue en appliquant une marge commerciale moyenne pondérée à des catégories de produits. Une régularisation annuelle doit être opérée si la variation des stocks par catégorie de produits excède 10 points. ‍
• Méthode C : Cette méthode est une variante plus précise de la méthode B. La valeur de vente théorique est obtenue en appliquant à chaque produit sa marge commerciale propre. La régularisation annuelle pour variation de stocks s'applique dans les mêmes conditions que pour la méthode B.

‍

Autres méthodes et formalités

Une entreprise peut demander l'autorisation d'utiliser une méthode de répartition différente, mieux adaptée à sa situation, à condition que celle-ci respecte les principes généraux et donne des résultats proches de la réalité.

L'utilisation des méthodes A, B ou C requiert une déclaration préalable auprès du service des impôts. Pour les méthodes A et B, des justifications sur les marges commerciales doivent être jointes. Une méthode personnalisée nécessite une autorisation préalable. Toute modification des pratiques commerciales ayant un impact sur les données doit être déclarée.

‍

‍Utilisation de logiciels ou systèmes de caisse sécurisés

Un assujetti à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse est tenu d'utiliser un équipement satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Cette disposition ne crée pas d'obligation de s'équiper d'un tel système.

‍

Périmètre de l'obligation

Sont concernés les assujettis qui réalisent des opérations avec des clients particuliers et qui utilisent un logiciel ou système de caisse, défini comme un système informatique enregistrant des paiements de manière extra-comptable. Les opérations entre professionnels (B to B) sont exclues.

Les assujettis bénéficiant de la franchise en base de TVA ou effectuant exclusivement des opérations exonérées ne sont pas soumis à cette obligation. De même, une tolérance existe pour les assujettis dont l'intégralité des paiements transite par l'intermédiation directe d'un établissement de crédit spécifique auprès duquel l'administration peut exercer son droit de communication.

L'obligation porte sur l'ensemble des données de détail de chaque transaction, comme la date, le montant, le détail des articles, le mode de règlement et les traces de modifications.

‍

Les quatre conditions à respecter

Le logiciel ou système de caisse doit garantir quatre conditions.

• Inaltérabilité : Les données d'origine enregistrées ne peuvent pas être modifiées. Toute correction doit faire l'objet d'une nouvelle opération de "plus" ou de "moins", laissant une trace de la modification.
• Sécurisation : Les données enregistrées doivent être sécurisées, par exemple via une technique de chaînage ou de signature électronique, afin de garantir leur restitution dans leur état d'origine.
• Conservation : L'ensemble des données de détail doit être conservé pendant un délai de six ans. Le système doit prévoir des clôtures obligatoires (journalière, mensuelle, annuelle) et calculer des totaux cumulatifs qui ne doivent jamais être purgés.
• ‍Archivage : Le système doit permettre de réaliser des archives figées, datées et intègres des données sur un support externe et dans un format lisible par l'administration.

‍

Justification de la conformité

La conformité du logiciel ou système de caisse doit être prouvée par la production d'un certificat délivré par un organisme accrédité. Il relève de la responsabilité de l'éditeur du logiciel d'obtenir cette certification et de la fournir à l'utilisateur.

Une période transitoire est mise en place suite à la suppression de l'attestation individuelle de l'éditeur comme mode de preuve :

• Jusqu'au 31 août 2025 : L'attestation de l'éditeur reste tolérée comme justificatif.
• Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 : Le logiciel doit soit être certifié, soit avoir fait l'objet d'une demande de certification engagée par son éditeur.
• À compter du 1er mars 2026 : Seul le certificat délivré par un organisme accrédité sera accepté comme preuve de conformité.

‍

Sanctions

Le défaut de justification du respect de cette obligation est passible d'une amende. La production d'un faux certificat constitue un délit pénal.

‍